DSGVO Grundprinzipien

Datenschutzschulung für Pflegeheime

Praxisnaher Datenschutz im Pflegealltag

Michael Ulm, mea IT Services

Unser Fahrplan heute

01

Grundlagen verstehen

Personenbezogene Daten und DSGVO-Prinzipien

02

Rollen kennenlernen

Verantwortlichkeiten im Pflegeheim

03

Praxis erleben

Alltägliche Situationen meistern

04

Wissen festigen

Interaktive Zusammenfassung

Ihre Lernziele

Erkennen

Personenbezogene Daten sicher identifizieren

Verstehen

DSGVO-Prinzipien im Pflegealltag anwenden

Handeln

Datenschutzkonform im Berufsalltag agieren

Was verbinden Sie mit Datenschutz?

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Woran denken Sie bei Datenschutz im Pflegeheim?

Mentimeter

Datenschutzschulung für Pflegeheime - Mentimeter

Create, interact, and analyze — engage audiences and spark real conversations in meetings and classes.

Ihre Antworten helfen uns, gemeinsam zu verstehen, welche Themen Sie beschäftigen.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Typische Beispiele

  • Name und Adresse
  • Geburtsdatum
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Personalausweisnummer

Ihre Beispiele aus dem Pflegealltag

Nachdem wir geklärt haben, was personenbezogene Daten sind, möchten wir nun Ihre Erfahrungen sammeln.

Welche Gesundheitsdaten begegnen Ihnen täglich in Ihrer Arbeit im Pflegeheim?

Scannen Sie den QR-Code und teilen Sie uns Ihre Beispiele mit!

Mentimeter

Datenschutzschulung für Pflegeheime - Mentimeter

Create, interact, and analyze — engage audiences and spark real conversations in meetings and classes.

Ihre Beiträge helfen uns, die Vielfalt der relevanten Daten besser zu verstehen.

Besondere Kategorien: Gesundheitsdaten

Gesundheitsdaten unterliegen einem besonderen Schutz!

Diagnosen

Krankheitsbilder und Befunde

Medikation

Medikationspläne und Dosierungen

Laborwerte

Blutbild und andere Untersuchungen

Therapien

Behandlungsmaßnahmen und Therapiepläne

Ihre Beispiele aus dem Pflegealltag

Welche drei personenbezogenen Daten begegnen Ihnen heute in Ihrem Arbeitsalltag?

Beispiel 1

Bewohnerdaten in der Pflegedokumentation

Beispiel 2

Angehörigenkontakte und Notfallinformationen

Beispiel 3

Mitarbeiterdaten in Dienstplänen

Sammeln wir gemeinsam weitere Beispiele aus Ihrem Alltag!

Verarbeitung verstehen

Was ist Verarbeitung?

Jeder Vorgang mit personenbezogenen Daten:

  • Erheben und Sammeln
  • Speichern und Archivieren
  • Übermitteln und Weitergeben
  • Ändern und Korrigieren
  • Löschen und Vernichten

Rechtmäßige Verarbeitung

Benötigt immer eine Rechtsgrundlage und muss den DSGVO-Prinzipien entsprechen.

Die 7 DSGVO-Grundprinzipien

Rechtmäßigkeit

Verarbeitung nur mit gültiger Rechtsgrundlage

Zweckbindung

Nur für festgelegte, eindeutige Zwecke

Datenminimierung

So wenig Daten wie nötig erheben

Richtigkeit

Daten aktuell und korrekt halten

Speicherbegrenzung

Nur so lange wie nötig aufbewahren

Sicherheit

Technische und organisatorische Maßnahmen

Rechenschaft

Einhaltung dokumentieren und nachweisen

Merkschema für den Alltag

Fragen Sie sich:

Darf ich? (Rechtsgrundlage)
Muss ich? (Zweckbindung)
Wie sicher? (Schutzmaßnahmen)

Denken Sie daran:

Weniger ist mehr (Datenminimierung)
Aktuell halten (Richtigkeit)
Rechtzeitig löschen (Speicherbegrenzung)

Dokumentieren Sie:

Was Sie tun (Rechenschaftspflicht)
Wie Sie schützen (Sicherheit)
Warum Sie handeln (Transparenz)

Rechte der betroffenen Personen

Auskunftsrecht

Welche Daten werden zu welchem Zweck verarbeitet?

Berichtigung

Falsche oder unvollständige Daten korrigieren lassen

Löschung

Daten löschen lassen, wenn kein Zweck mehr besteht

Widerspruch

Der Verarbeitung in bestimmten Fällen widersprechen

Wer macht was? - Rollenübersicht

Betroffene Person

Bewohner:innen und Mitarbeitende mit Rechten

Verantwortlicher

Das Pflegeheim als Hauptverantwortlicher

Auftragsverarbeiter

IT-Dienstleister, Lohnverrechnung

Dritte

Ärzt:innen, Therapeut:innen, Behörden

Aufsichtsbehörde

Datenschutzbehörde als Kontrollinstanz

Betroffene Person: Im Zentrum stehen

Betroffene Personen sind der Ausgangspunkt allen datenschutzrechtlichen Handelns.

Ihre Rechte bilden den Maßstab für unser tägliches Handeln im Pflegeheim.

  • Bewohner:innen mit Gesundheitsdaten
  • Angehörige in der Kommunikation
  • Mitarbeitende in Personaldaten
  • Besucher:innen bei Dokumentation

Frage für die Praxis: Wie informieren Sie Bewohner:innen über ihre Datenschutzrechte?

Verantwortlicher: Das Pflegeheim

Hauptverantwortung

Bestimmt Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung

Information

Informiert Betroffene über Datenverarbeitung

Sicherheit

Implementiert technische und organisatorische Maßnahmen

Löschkonzepte

Entwickelt Regeln für Datenlöschung

Wir alle handeln innerhalb dieses Verantwortungsrahmens

Auftragsverarbeiter: Externe Partner

Typische Beispiele

  • IT-Systemhäuser
  • Lohnverrechnungsbüros
  • Cloud-Dienstleister
  • Reinigungsfirmen mit Datenzugang
  • Wartungsunternehmen

AV-Vertrag ist Pflicht

Schriftlicher Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich

Weisungsgebunden

Dürfen nur nach Anweisung des Pflegeheims handeln

Minimale Daten

Nur die unbedingt nötigen Daten weitergeben

Dritte: Datenweitergaben richtig machen

Behandelnde Ärzt:innen

Nur relevante Gesundheitsdaten für Behandlung

Therapeut:innen

Therapierelevante Informationen nach Bedarf

Behörden

Nur bei rechtlicher Verpflichtung

Angehörige

Mit Einwilligung oder im Notfall

Datenschutzbehörde: Die Aufsicht

Aufgaben der Behörde

  • Überwachung der DSGVO-Einhaltung
  • Bearbeitung von Beschwerden
  • Durchführung von Prüfungen
  • Verhängung von Bußgeldern
  • Beratung und Unterstützung

Unser Fokus: Präventiv richtig handeln und dokumentieren!

Ihre 5-Punkte-Alltagscheckliste

1

Sind das personenbezogene Daten?

Beziehen sich die Informationen auf eine identifizierbare Person?

2

Ist die Weitergabe erlaubt?

Habe ich eine Rechtsgrundlage oder Einwilligung?

3

Verwende ich einen sicheren Kanal?

Nutze ich freigegebene, sichere Kommunikationswege?

4

Sind meine Schutzmaßnahmen aktiv?

Bildschirm gesperrt, Unterlagen weggeräumt, verschlossen?

5

Muss ich einen Vorfall melden?

Bei Datenpannen sofort an Vorgesetzte oder DSB wenden

Digitale Kommunikation: Do's & Don'ts

✓ Das machen Sie richtig

  • Freigegebene interne Kommunikationskanäle
  • Verschlüsselte E-Mail-Systeme
  • Bildschirm bei Verlassen sperren
  • Unterlagen nach Gebrauch wegräumen
  • Bei Unsicherheit nachfragen

✗ Das sollten Sie vermeiden

  • Personenbezogene Daten in privaten Messengern
  • Private E-Mail-Adressen für Dienstliches
  • Laute Gespräche über Bewohner:innen
  • Offenliegende Patientenlisten
  • Passwörter mit Kolleg:innen teilen

Welche Maßnahme setzen Sie um?

Mentimeter-Umfrage: "Welche eine Maßnahme würden Sie ab morgen konsequent(er) einhalten?"

Bildschirm sperren

Sichere Kanäle nutzen

Unterlagen wegräumen

Bei Unsicherheit fragen

KI im Pflegealltag: Nutzen & Vorsicht

Chancen der KI

  • Unterstützung bei Dokumentation
  • Automatisierte Terminplanung
  • Medikationsmanagement
  • Früherkennung von Risiken
  • Entlastung bei Routine-Aufgaben

Datenschutz-Risiken

  • Unerlaubte Datensammlung
  • Unsichere Datenübertragung
  • Fehlende Transparenz
  • Automatisierte Entscheidungen
  • Internationale Datentransfers

Drei rote Linien bei KI

Keine echten Daten

Niemals echte personenbezogene Daten in öffentliche KI-Dienste eingeben

Nur geprüfte Tools

Ausschließlich freigegebene und datenschutzkonforme KI-Lösungen verwenden

Im Zweifel fragen

Bei Unsicherheit immer Vorgesetzte oder DSB konsultieren

Praxisimpuls: Drei typische Situationen

1

Arzt ruft an

Situation: Behandelnder Arzt fragt telefonisch nach Status von Bewohner X
Erster Schritt: Identität prüfen, Berechtigung klären, Auskunft dokumentieren

2

E-Mail an private Adresse

Situation: ÖGK-Mail bittet um Bewohnerdaten an private E-Mail-Adresse
Richtig handeln: Echtheit prüfen, nicht ungesichert antworten, offizielle Kanäle nutzen

3

Dienstplan im Teamchat

Situation: Dienstplan mit Krankheitskürzeln wird im Team-Chat geteilt
Problem: Gesundheitsdaten sind sensibel - nur nötige Infos in sicheren Tools

Wissens-Sprint zur Halbzeit

Mentimeter-Quiz: 3 schnelle Fragen!

Testen Sie Ihr Wissen mit unserem interaktiven Quiz. Scannen Sie den Code und machen Sie mit!

Mentimeter

Datenschutzschulung für Pflegeheime - Mentimeter

Create, interact, and analyze — engage audiences and spark real conversations in meetings and classes.

01

Besondere Kategorien

Was zählt nicht zu besonderen Kategorien?

02

Verarbeitung verstehen

Verarbeitung heißt nur Speichern - wahr oder falsch?

03

Zweckbindung

Was bedeutet das Prinzip der Zweckbindung?

Gemeinsam Do's & Don'ts definieren

Lassen Sie uns zusammen die wichtigsten Regeln für den Pflegealltag sammeln!

Ihre Do's

Was sollten wir täglich beachten?

  • ■ _________________
  • ■ _________________
  • ■ _________________
  • ■ _________________

Ihre Don'ts

Was sollten wir vermeiden?

  • ■ _________________
  • ■ _________________
  • ■ _________________
  • ■ _________________

Do's des Tages - Sichere Routine

pbD erkennen

Personenbezogene Daten bewusst identifizieren

Nur nötige Daten

So wenig Daten wie möglich verarbeiten

Sichere Kanäle

Freigegebene Kommunikationswege nutzen

Bildschirme sperren

Computer bei Verlassen immer sperren

Unterlagen sichern

Dokumente wegräumen und verschließen

Im Zweifel fragen

Bei Unsicherheiten Vorgesetzte kontaktieren

Welches Do nehmen Sie sich fest vor?

Don'ts des Tages - Stolperfallen vermeiden

WhatsApp mit pbD

Keine sensiblen Daten in privaten Messengern teilen

Private E-Mail

Dienstliche Kommunikation nicht über private Accounts

Laute Übergabe im Gang

Vertrauliche Gespräche nur in geschützten Räumen

Offenliegende Listen

Bewohnerlisten und Pläne nicht sichtbar lassen

Passwörter teilen

Niemals persönliche Zugangsdaten weitergeben

Fotos ohne Einwilligung

Keine Bilder von Bewohner:innen ohne Erlaubnis

Rechtmäßigkeit: Ihre 3 Leitfragen

Darf ich das?

Habe ich eine Rechtsgrundlage oder Einwilligung für diese Datenverarbeitung?

Muss ich das?

Entspricht das der Zweckbindung und dem Need-to-know-Prinzip?

Wie mache ich das sicher?

Nutze ich den richtigen Kommunikationskanal und Schutzmaßnahmen?

Diese drei Fragen sauber beantworten = 95% Datenschutz-Sicherheit!

FAQ: Ihre häufigsten Fragen

Angehörige am Telefon?

Antwort: Identität prüfen, Berechtigung klären, Auskunft dokumentieren. Im Zweifel Rückruf über bekannte Nummer.

Fotos im Pflegeheim?

Antwort: Nur mit schriftlicher Einwilligung, klarem Zweck und sicherer Ablage. Bei Therapiedokumentation besondere Vorsicht.

Interne E-Mails?

Antwort: Datenminimierung beachten, Verteiler prüfen, bei sensiblen Inhalten Verschlüsselung verwenden.

Externer Dienstleister?

Antwort: AV-Vertrag prüfen, nur minimalen Datensatz übermitteln, sichere Übertragungswege nutzen.

Datenpannen: Wenn etwas schiefgeht

Sofort handeln

Vorfall stoppen, Schaden begrenzen, keine Panik

Melden

Vorgesetzte oder Datenschutzbeauftragte informieren

Dokumentieren

Was ist passiert? Wann? Wer ist betroffen?

Lernen

Ursachen analysieren, Prozesse verbessern

Technische Schutzmaßnahmen

Zugriffsschutz

  • Starke Passwörter verwenden
  • Bildschirmsperre aktivieren
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Benutzerrechte am Computer minimieren

Datenübertragung

  • Verschlüsselte E-Mail-Kommunikation
  • Sichere Datenträger nutzen
  • VPN für externe Zugriffe
  • Regelmäßige Software-Updates

Technik unterstützt uns - das richtige Verhalten ist aber entscheidend!

Organisatorische Maßnahmen

Schulungen

Regelmäßige Datenschutz-Fortbildungen

Zugangskontrollen

Clean-Desk-Policy und Besuchermanagement

Arbeitsanweisungen

Klare Prozesse für den Datenschutz

Meldeverfahren

Strukturierte Behandlung von Datenpannen

Kontrollen

Regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen

Einwilligungen richtig einholen

Freiwillig

Echte Wahlmöglichkeit ohne Nachteile bei Verweigerung

Informiert

Klare Angaben zu Zweck, Umfang und Folgen der Verarbeitung

Eindeutig

Unmissverständliche Willensbekundung, meist schriftlich

Widerrufbar

Jederzeit ohne Begründung zurückziehbar

Qualitätssicherung durch Datenschutz

Vertrauen

Bewohner:innen vertrauen bei gelebtem Datenschutz

Professionalität

Datenschutz zeigt fachliche Kompetenz

Rechtssicherheit

Schutz vor rechtlichen Konsequenzen

Reputation

Guter Ruf durch verantwortlichen Umgang

Teamgeist

Gemeinsame Werte stärken das Team

Datenschutz ist Pflegequalität!

Ihre 5 Take-Home Messages

Datenschutz = Pflegequalität

Respektvoller Umgang mit Daten zeigt Professionalität

Weniger ist mehr

Datenminimierung schützt und vereinfacht

Sichere Wege nutzen

Freigegebene Kanäle für alle Kommunikation

Im Zweifel fragen

Unsicherheiten klären statt Risiken eingehen

Jeder trägt Verantwortung

Datenschutz ist Teamaufgabe, nicht nur Führungsaufgabe

Final-Quiz: Testen Sie Ihr Wissen!

Abschluss-Quiz: 8 Fragen zum Festigen

Zeit für unser großes Abschluss-Quiz! Zeigen Sie, was Sie gelernt haben.

Mentimeter

Datenschutzschulung für Pflegeheime - Mentimeter

Create, interact, and analyze — engage audiences and spark real conversations in meetings and classes.

Wer ist "Verantwortlicher" im Pflegeheim?

Welches Prinzip steht für "so wenig wie nötig"?

Sind Gesundheitsdaten besonders geschützt?

Was kommt zuerst bei telefonischer Auskunft?

Welcher Kanal ist ungeeignet für pbD?

Was bedeutet Rechenschaftspflicht?

Dürfen reale Bewohnerdaten in öffentliche KI?

Was ist keine Betroffenenrechtsposition?

Quiz-Auflösung: Die richtigen Antworten

1

Einrichtung ist verantwortlich

Das Pflegeheim als Organisation trägt die Hauptverantwortung

2

Datenminimierung

So wenig personenbezogene Daten wie möglich verarbeiten

3

Ja - besonderer Schutz

Gesundheitsdaten gehören zu besonderen Kategorien

4

Identität prüfen

Erst sicherstellen, wer anruft und ob berechtigt

Jede richtige Antwort bringt Sie näher zum datenschutzkonformen Arbeitsalltag!

Mehr Quiz-Lösungen

5

Private WhatsApp-Gruppe

Niemals personenbezogene Daten in private Messenger

6

Einhaltung nachweisen

Dokumentieren, dass DSGVO-Regeln befolgt werden

7

Nein - absolut verboten

Echte Bewohnerdaten gehören nicht in öffentliche KI-Tools

8

Auftragsverarbeitung

Das ist eine Rolle, kein Recht der betroffenen Person

Ihre nächsten Schritte

Heute mitnehmen

5-Punkte-Checkliste im Alltag anwenden

Diese Woche umsetzen

Eine konkrete Verhaltensänderung etablieren

Im Team besprechen

Kollegen über Datenschutz-Prinzipien informieren

Bei Fragen melden

Kontakt zu Datenschutzbeauftragten aufnehmen

Der Weg zu datenschutzkonformem Handeln beginnt mit dem ersten Schritt!

Weiterführende Ressourcen

Interne Richtlinien

Datenschutz-Handbuch des Pflegeheims mit spezifischen Verfahrensanweisungen

Rechtliche Grundlagen

DSGVO, Österreichisches Datenschutzgesetz, Gesundheits- und Krankenpflegegesetz

Fortbildungen

Regelmäßige Updates und Vertiefungsschulungen zu aktuellen Themen

Praktische Hilfsmittel

Checklisten, Vorlagen und Formulare für den datenschutzkonformen Alltag

Ihr Feedback ist wichtig!

Scannen Sie den QR-Code für unser kurzes Feedback-Formular

01

Was war hilfreich?

Welche Inhalte haben Ihnen besonders geholfen?

02

Was fehlte?

Welche Themen hätten Sie sich zusätzlich gewünscht?

03

Was nehmen Sie mit?

Was werden Sie konkret in Ihrem Arbeitsalltag umsetzen?

Ihre Rückmeldungen helfen uns, zukünftige Schulungen noch besser zu gestalten!

Teilnahmebestätigung

Sie haben heute erfolgreich an unserer Datenschutzschulung für Pflegeheime teilgenommen.

Schulungsinhalt:

  • DSGVO-Grundlagen im Pflegealltag
  • Umgang mit personenbezogenen Daten
  • Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Praktische Anwendungsfälle
  • Rechte der betroffenen Personen

Schulungsdauer: 60-90 Minuten
Datum: 18.09.2025

Diese Teilnahmebestätigung dient als Nachweis für Ihre Weiterbildung im Bereich Datenschutz.

Vielen Dank!

Sie sind nun gut gerüstet für datenschutzkonformes Handeln im Pflegealltag.

Gemeinsam schaffen wir Vertrauen durch verantwortungsvollen Datenschutz!

Michael Ulm
mea IT Services
Datenschutz-Trainer

Bei Fragen stehen wir
Ihnen gerne zur Verfügung.
Bis zum nächsten Mal!